履歴書をメールで送る方法｜件名・本文の例文付きで完全解説【2026年最新】

履歴書メールは「件名」「本文」「PDF添付」「送信時間」の4つさえ押さえれば失敗しません。採用担当はメールの送り方からビジネスマナーを判断しているため、中身が良くてもメールが雑だと損をします。この記事のコピペ例文を使えば、10分で好印象なメールが完成します。

年間500通以上の履歴書を見てきた現役キャリアアドバイザーが、リクナビNEXT・doda・マイナビ転職の公式情報をもとに執筆しています。2026年のPPAP廃止動向も反映した最新版です。

件名テンプレート3パターン、コピペ可能な本文例文、PDF変換の手順（PC・スマホ対応）、パスワード設定の要否、ベストな送信時間帯、送信前チェックリスト8項目、FAQ8件まで網羅しています。読み終わる頃には迷わず履歴書メールが送れる状態になります。

まず採用担当がメールのどこを見ているかを把握し、件名→本文→PDF変換→パスワード→送信時間帯→チェックリストの順に進みます。気になる部分から読み始めても構いません。

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履歴書メールで採用担当が見ている5つのポイント

結論から言うと、採用担当は「件名」「ファイル名」「本文の敬語」「送信時間」「添付漏れの有無」の5つで応募者のビジネスマナーを判断しています。

履歴書の中身がどれだけ良くても、メールの送り方が雑だと「仕事でも細かいところに気が回らない人なのかな」と思われてしまいます。

件名とファイル名で「丁寧さ」を判断している

採用担当は1日に何十通ものメールを受け取っています。件名が「履歴書です」や「無題」では、迷惑メールと見分けがつきません。

リクナビNEXTの解説によると、件名には「用件」と「氏名」を必ず入れるのが鉄則です。ファイル名も同様に、誰の何の書類かが一目で分かる名前にしましょう。

（参考 - リクナビNEXT「履歴書をメールで送る正しいやり方」）

本文の長さと敬語で「ビジネスマナー」を見ている

メール本文で志望動機を長々と書く必要はありません。dodaの公式ガイドでは、メール本文は「宛先」「挨拶」「用件」「締め」「署名」の5要素だけで十分とされています。

ポイントは簡潔さ。採用担当が求めているのは添付ファイルの中身であり、メール本文は「丁寧で簡潔であること」が一番大事なのです。

（参考 - doda「履歴書をメールで送るときのマナー」）

送信時間帯で「常識」をチェックしている

深夜2時に送られてきたメールを見たら、採用担当はどう感じるでしょうか。「生活リズムが乱れている人なのかな」と不安に思うかもしれません。

マイナビ転職によると、メール送信は企業の営業時間内、特に平日の午前中がベスト。具体的には9時〜11時が最も読まれやすい時間帯です。

（参考 - マイナビ転職「履歴書をメールで送る時のマナー」）

出典
履歴書をメールで送る正しいやり方
履歴書をメールで送るときのマナー
履歴書をメールで送る時のマナー

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【コピペOK】件名の書き方とテンプレート3パターン

件名は「用件+氏名」が基本形。採用担当がひと目で内容を把握できる件名にしましょう。

基本形 -「履歴書ご送付の件（氏名）」

最もオーソドックスで、どの企業にも使える万能パターンです。

テンプレート

• 履歴書ご送付の件（田中美月）
• 履歴書送付のご連絡（田中美月）

応募職種を入れるパターン

求人サイトから応募した場合や、同じ企業で複数の職種を募集している場合は、職種名を入れると親切です。

テンプレート

• 営業職応募の件／履歴書添付（田中美月）
• 【中途採用応募】事務職／履歴書送付（田中美月）

やってはいけない件名のNG例

評価	件名の例	問題点
OK	履歴書ご送付の件（田中美月）	用件と氏名が明確
OK	営業職応募の件／履歴書添付（田中美月）	職種も分かる
NG	履歴書です	氏名がない
NG	田中です。履歴書を送ります	ビジネス文書として不適切
NG	（無題）	迷惑メールと区別がつかない
NG	お忙しいところ恐れ入りますが履歴書を...	長すぎて途中で切れる

（参考 - type転職「メールで送付するときのマナー」、リクナビNEXT「履歴書をメールで送る正しいやり方」）

件名は全角20〜30文字以内に収めましょう。長すぎるとメールソフトの画面で途切れてしまいます。

出典
メールで送付するときのマナー
https://next.rikunabi.com/tenshokuknowhow/rirekisho/submit/mail01/（リクナビNEXT

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【そのまま使える】メール本文の例文とマナー

メール本文は「宛先→挨拶→用件→締め→署名」の5つの構成要素で組み立てます。長文は不要です。

初回送付メールの例文

以下の例文をコピペし、赤字部分を自分の情報に書き換えてください。

件名 - 履歴書ご送付の件（田中美月）

本文

株式会社○○

人事部 採用ご担当者様

お世話になります。

田中美月と申します。

○○（求人サイト名）にて貴社の営業職の求人を拝見し、応募させていただきました。

ご指示いただきました履歴書を添付ファイルにてお送りいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

田中 美月（たなか みつき）

〒150-0001 東京都渋谷区神宮前1-2-3

TEL - 090-1234-5678

E-mail - tanaka.mitsuki@gmail.com

構成要素	書き方	注意点
宛先	株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様	「（株）」は略さない
挨拶	お世話になります。○○と申します	初回は「お世話になります」
用件	履歴書を添付にてお送りいたします	志望動機は書かない
締め	ご査収のほどよろしくお願いいたします	1行で簡潔に
署名	氏名・住所・電話番号・メールアドレス	ふりがなを添える

（参考 - doda「履歴書をメールで送るときのマナー」、エン転職「メール例文」）

パスワード通知メールの例文

パスワード付きファイルを送った場合、別メールでパスワードを通知します。

件名 - 履歴書のパスワードにつきまして（田中美月）

本文

株式会社○○

人事部 採用ご担当者様

お世話になります。

先ほど履歴書をお送りいたしました田中美月です。

添付ファイルのパスワードは以下の通りです。

パスワード - ○○○○○○

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

田中 美月（たなか みつき）

TEL - 090-1234-5678

E-mail - tanaka.mitsuki@gmail.com

重要なポイントとして、パスワードは履歴書と同じメールに書いてはいけません。 同じメールに書いてしまうと、メールが流出した際にファイルも開けてしまうためです。

（参考 - Adobe「PDFの履歴書にパスワードをかける方法」）

署名の正しい書き方

署名に最低限含めるべき情報は以下の4つです。

1. 氏名（ふりがな付き）

2. 住所（郵便番号付き）

3. 電話番号（ハイフン付き）

4. メールアドレス

署名の区切り線は「---」やイコール「===」で統一しましょう。絵文字や装飾は入れません。

出典
https://doda.jp/guide/rireki/coverletter/005.html（doda
メール例文
パスワード設定

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履歴書をPDFに変換する方法

履歴書はPDF形式で送るのが基本です。PDF形式ならレイアウトが崩れず、どのパソコンでも同じ見た目で表示されます。

dodaの公式ガイドでも、メール送付にはPDF形式が推奨されています。Word形式で送ると、受け取り側のパソコン環境によってはレイアウトが崩れることがあるためです。

（参考 - doda「履歴書をメールで送るときのマナー」）

Word・Excelから変換する手順

Wordの場合

1. 「ファイル」メニューをクリック

2. 「名前を付けて保存」を選択

3. ファイルの種類を「PDF」に変更

4. 保存をクリック

Excelの場合

1. 「ファイル」メニューをクリック

2. 「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択

3. 保存場所を指定して「発行」をクリック

Googleドキュメントの場合

1. 「ファイル」→「ダウンロード」

2. 「PDFドキュメント (.pdf)」を選択

スマホ（iPhone・Android）から変換する手順

パソコンがなくても、スマホだけでPDF変換は可能です。

iPhoneの場合

1. 履歴書ファイルを開く

2. 共有ボタン（□に↑のアイコン）をタップ

3. 「プリント」を選択

4. プレビュー画面をピンチアウト（2本指で広げる）→PDFとして保存

Androidの場合

1. 履歴書ファイルを開く

2. メニューから「印刷」を選択

3. プリンターの選択を「PDFとして保存」に変更

4. 保存をタップ

履歴書作成アプリを使う場合

「Yagish」や「履歴書作成」などの無料アプリでは、作成した履歴書をそのままPDF形式でダウンロードできます。

方法	対応OS	難易度	おすすめ度
Word「名前を付けて保存」	Windows / Mac	簡単	◎
Excel「エクスポート」	Windows / Mac	簡単	◎
Googleドキュメント	すべて	簡単	◎
iPhoneプリント機能	iOS	やや手間	○
Androidプリント機能	Android	やや手間	○
履歴書作成アプリ	iOS / Android	最も簡単	◎

（参考 - type転職「PDF変換・ファイル名・パスワードの設定」）

ファイル名の付け方ルール

ファイル名は「書類名_氏名_日付」で構成するのが基本です。

OK例

• 履歴書_田中美月_20260411.pdf
• 履歴書（田中美月）20260411.pdf

NG例

• 履歴書.pdf（誰の書類か分からない）
• document1.pdf（中身が不明）
• 田中_最新版_修正3.pdf（下書き感がある）

リクナビNEXTの公式ガイドでは、ファイル名に氏名と日付を含めることが推奨されています。採用担当は多数の応募者のファイルを管理するため、ファイル名だけで誰の書類か判別できると助かるのです。

（参考 - リクナビNEXT「履歴書をメールで送る正しいやり方」）

出典
PDF変換・パスワード設定
https://next.rikunabi.com/tenshokuknowhow/rirekisho/submit/mail01/（リクナビNEXT

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パスワードは必要？2026年の最新対応ガイド

結論として、2026年現在はパスワード設定は「企業の指示に従う」のが正解です。一律に付ける必要はありません。

PPAP廃止の流れとは

PPAPとは、パスワード付きZIPファイルをメールで送り、別メールでパスワードを知らせる方式のこと。2020年11月に内閣府・内閣官房がこの方式を廃止したことで、民間企業でも見直しが進んでいます。

NTTドコモの解説によると、PPAPの問題点は「パスワードとファイルが同じ通信経路で送られるため、セキュリティ効果が薄い」という点にあります。さらに、パスワード付きZIPファイルはウイルスチェックをすり抜けてしまうリスクもあるのです。

（参考 - NTTドコモ「PPAPは危険！今すぐ見直すべき理由と対策方法を解説」）

パスワードを付けるべきケース・不要なケース

マイナビ転職の調査では、企業側がパスワードを求めるケースは減少傾向にあります。ただし、企業から指定された場合は必ず従いましょう。

パスワードを付けるべきケース

• 企業からパスワード設定を指示された場合
• 募集要項に「パスワード付きで送付」と記載がある場合

パスワードが不要なケース

• 企業から特に指定がない場合
• 転職エージェント経由で送付する場合
• 企業がクラウドストレージでの提出を指定している場合

迷ったら、応募先の企業に「パスワードを設定した方がよろしいでしょうか」と事前確認するのが最も確実です。

（参考 - マイナビ転職「履歴書をメールで送る時、パスワードはいらない？」）

パスワードの設定方法（PDF・ZIP）

パスワードが必要な場合の設定方法を2パターン紹介します。

PDFにパスワードを設定する方法（Adobe Acrobat）

1. Adobe Acrobatで履歴書PDFを開く

2. 「ファイル」→「プロパティ」→「セキュリティ」タブ

3. セキュリティ方法を「パスワードによるセキュリティ」に設定

4. 「文書を開く際にパスワードが必要」にチェック

5. パスワードを入力して保存

ZIPファイルにパスワードを設定する方法（Windows）

1. 履歴書PDFを右クリック→「送る」→「圧縮（zip形式）フォルダー」

2. 7-Zipなどの無料ソフトでパスワード付きZIPに圧縮

パスワードは英数字8文字以上にし、推測されにくい文字列を設定しましょう。

（参考 - Adobe「PDFの履歴書にパスワードをかける方法」）

出典
PPAP問題の解説
パスワードはいらない？
パスワード設定方法

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送信時間帯とタイミングのマナー

メールの送信は平日の午前中、特に9時〜11時がベスト。企業の営業時間内に送ることが大前提です。

ベストな送信時間は平日9時〜11時

企業の採用担当が出社直後にメールチェックをする時間帯に合わせるのがポイントです。

朝の時間帯に届いたメールは、その日の業務開始とともに確認される可能性が高く、返信も早くもらえる傾向にあります。

避けるべき時間帯と曜日

避けるべき時間帯

• 22時〜翌7時（深夜・早朝は生活リズムへの不安を与える）
• 12時〜13時（昼休みを邪魔する印象）

避けるべき曜日

• 土日祝日（相手が休みの可能性が高い）
• 月曜日の朝一番（週末分のメールが溜まっている）

ただし、メールは相手がいつでも確認できるツールなので、深夜に送ったからといって即不採用になることはありません。 どうしても夜しか時間が取れない場合は、「予約送信」機能を使って翌朝9時に届くように設定するのがスマートです。

（参考 - マイナビ転職「履歴書をメールで送る時のマナー」）

企業から依頼されてから何日以内に送るべき？

dodaの公式ガイドでは、履歴書の送付を指示されたら2〜3日以内に送るのがベストとされています。

対応が遅いと「志望度が低いのかな」「仕事も遅い人なのかな」とマイナスの印象を持たれるリスクがあるのです。逆に、依頼当日〜翌日に送れば「レスポンスが早い＝仕事も早い人」という好印象につながります。

（参考 - doda「履歴書をメールで送るときのマナー」）

出典
送信時間帯
送付タイミング

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送信前チェックリスト8項目

送信ボタンを押す前に、この8項目を確認してください。メールの再送は可能ですが、印象は確実に下がります。

添付ファイル関連のチェック

チェック項目	確認内容
1. ファイルが添付されているか	メールに履歴書PDFが添付されているか確認
2. ファイル名は適切か	「履歴書_氏名_日付.pdf」の形式になっているか
3. PDF形式になっているか	Word/Excelのまま送っていないか
4. ファイルが開けるか	自分で一度開いて中身を確認したか

（参考 - エン転職「履歴書をメールで送る時のマナーと注意点」）

メール本文関連のチェック

• 宛先（To）は正しいか - 他社のアドレスを間違えて入れていないか
• 件名に用件と氏名が入っているか - 空欄や「無題」になっていないか
• 本文の会社名・担当者名は正しいか - コピペミスで他社名が残っていないか
• 署名が入っているか - 氏名・電話番号・メールアドレスが記載されているか

特に注意したいのが7番のコピペミス。複数の企業に応募している場合、前に送った企業の名前が残っていたという失敗は非常に多いのです。リクルートエージェントの解説でも、宛先・会社名の確認は送信前の最重要チェック項目として挙げられています。

（参考 - リクルートエージェント「履歴書をメールで送るときのポイント」）

送信後にやるべきこと

1. 送信済みフォルダを確認 - メールが正常に送信されたか確認する

2. パスワードメールを送信 - パスワードを設定した場合は、5分程度間隔を空けて別メールで送信

3. 控えを保存 - 送信メールのコピーを手元に残しておく

出典
注意点
https://www.r-agent.com/guide/rirekisho/article3220/（リクルートエージェント

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よくある質問（FAQ）

Q. スマホから履歴書メールを送っても大丈夫？

A. 大丈夫です。 ただし、いくつかの注意点があります。スマホとパソコンでは画面幅が異なるため、本文の改行位置がずれて読みにくくなることがあるのです。マイナビ転職では1行30〜40文字程度で改行することを推奨しています。また、送信元アドレスがキャリアメール（@docomo.ne.jp等）の場合は、Gmailなどのフリーメールに変更した方が無難。キャリアメールだと受信拒否設定で届かないリスクがあります。 （参考 - マイナビ転職「履歴書をメールで送る時のマナー」）

Q. 職務経歴書も一緒に送るべき？

A.企業から指示があれば一緒に送りましょう。 転職の場合、履歴書と職務経歴書の両方を求められるケースが大半です。一緒に送る場合は、1通のメールに両方のファイルを添付してOK。ファイル名はそれぞれ「履歴書_氏名_日付.pdf」「職務経歴書_氏名_日付.pdf」のように分けましょう。 （参考 - リクナビNEXT「履歴書をメールで送る正しいやり方」）

Q. 添付を忘れて送ってしまった場合はどうする？

A. 気づいた時点ですぐにお詫びメールを送りましょう。 件名は「【再送】履歴書ご送付の件（田中美月）」とし、本文の冒頭で「先ほどのメールにファイルを添付し忘れてしまいました。大変失礼いたしました」とお詫びを書きます。添付忘れ自体は大きな減点にはなりませんが、気づいてから何時間も放置すると印象が悪くなります。 （参考 - エン転職「履歴書をメールで送る時のマナーと注意点」）

Q. 送ってから1週間以上返信がない場合は催促していい？

A. 1〜2週間経過しても連絡がない場合は、確認のメールを送って構いません。 ただし、「催促」ではなく「確認」の姿勢で書くことが大切です。件名は「選考状況のご確認（田中美月）」とし、「先日お送りした履歴書をご確認いただけましたでしょうか」と丁寧に聞きましょう。 （参考 - doda「履歴書をメールで送るときのマナー」）

Q. 「ご応募ありがとうございます」メールに返信すべき？

A.基本的に返信不要です。 多くの場合、これは応募受付の自動返信メールであり、採用担当が個別に送っているものではありません。返信すると逆に採用担当の手間を増やしてしまう可能性もあるのです。ただし、面接日程の案内など、アクションを求められている場合は速やかに返信しましょう。 （参考 - Indeed「履歴書をメール添付で送る方法」）

Q. 写真付きの履歴書をPDFにするには？

A.パソコンで作成した場合は、写真を貼り付けた状態のままPDF変換すればOKです。 手書きの履歴書に写真を貼って送りたい場合は、スマホのスキャンアプリ（Adobe Scan等）で撮影し、PDF保存する方法が手軽。ただし、スキャンした画像が暗かったり歪んでいたりすると印象が悪いので、明るい場所で真上から撮影してください。 （参考 - type転職「PDF変換・ファイル名・パスワードの設定」）

Q. メール本文に志望動機を書くべき？

A. 書かなくてOKです。 メール本文はあくまで「送付のお知らせ」であり、志望動機は履歴書の中に書くもの。本文に長々と書いてしまうと、かえって「ビジネスメールの書き方を知らない人」と思われるリスクがあります。dodaの公式ガイドでも、メール本文は簡潔に用件だけを伝えることが推奨されています。 （参考 - doda「履歴書をメールで送るときのマナー」）

Q. 深夜に送ってしまった場合、取り消しやお詫びは必要？

A. 取り消しやお詫びは不要です。 深夜送信は避けるべきですが、送ってしまったものを取り消そうとする方がかえって不自然です。次回からは予約送信機能を使いましょう。Gmailなら「送信予約」ボタンから、Outlookなら「配信タイミング」から翌朝の時間を指定できます。 （参考 - リクルートエージェント「履歴書をメールで送るときのポイント」）

出典
スマホ送信
https://doda.jp/guide/rireki/coverletter/005.html（doda
https://jp.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/resume-email（Indeed
https://www.r-agent.com/guide/rirekisho/article3220/（リクルートエージェント

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この記事のまとめ

1. 履歴書メールは「件名・本文・PDF添付・送信時間」の4つが基本
2. 件名は「用件+氏名」で全角20〜30文字以内に収める
3. 本文は「宛先→挨拶→用件→締め→署名」の5構成で簡潔に
4. 志望動機はメール本文に書かず、履歴書の中に記載する
5. PDF形式で送付し、ファイル名は「書類名_氏名_日付」にする
6. パスワードは企業の指示に従い、付ける場合は必ず別メールで通知
7. 送信は平日9時〜11時がベスト。深夜送信は予約送信で回避
8. 依頼から2〜3日以内に送付するのが理想的
9. 送信前にチェックリスト8項目を確認し、添付忘れ・宛先ミスを防ぐ
10. ミスをしても冷静にリカバリーすれば大きな減点にはならない

出典・参考文献

• - リクナビNEXT「履歴書をメールで送る正しいやり方・マナー・例文」
• - doda「履歴書をメールで送るときのマナー・注意点」
• - マイナビ転職「履歴書をメールで送る時のマナー」
• - マイナビ転職「履歴書をメールで送る時、パスワードはいらない？」
• - type転職「メールで送付するときのマナー（書き方とメール文面サンプル）」
• - type転職「メールで送付するときのマナー（PDF変換・パスワードの設定）」
• - エン転職「履歴書をメールで送る時のマナーと注意点・メール例文」
• - リクルートエージェント「履歴書をメールで送るときのポイント」
• - Adobe「PDFの履歴書にパスワードをかける方法」
• - Indeed「履歴書をメール添付で送る方法」
• - NTTドコモ「PPAPは危険！今すぐ見直すべき理由と対策方法」