履歴書の書き方ガイド｜職種・属性別の例文と書き方

履歴書の基本ルール

履歴書は応募者の第一印象を決める書類です。中身の前に「フォーマットと体裁」で落とされるケースが採用現場では一定数発生しています。まずは形式面の地雷を避けるルールから整理します。

用紙サイズはA4・2枚（B5・1枚は古い）

市販されている履歴書はA4・B5の2サイズがありますが、現在の中途採用の主流はA4・2枚（見開き）です。B5・1枚は学生時代から続けて使っている応募者が選びがちですが、職務経歴書がA4で作られる前提を踏まえると、A4で揃える方が採用担当者は扱いやすくなります。

証明写真は3か月以内・スーツ着用・背景は白か薄い青

証明写真は履歴書の中で最も視覚的に強いパーツです。撮影から3か月以内、スーツ着用、背景は白または薄い青が基本です。スマートフォンで撮ったセルフ写真は背景の写り込み・光のムラ・解像度の低さで採用担当者にネガティブな印象を与えるため、写真館または駅ナカの証明写真機で撮影することを推奨します。

印鑑はJIS規格化以降、不要が主流

2020年以降のJIS規格改定で履歴書から押印欄は削除されました。現在販売されている履歴書には押印欄がないものが大半で、押印を求める企業は減少しています。応募先で指示がない限り、印鑑は不要です。

手書き vs PC作成は応募先の指示に従う

「手書きでないと意欲が伝わらない」という時代は終わり、現在はPC作成が主流です。ただし、伝統的な業界（金融・士業・公的機関）や中小企業では手書きを暗黙的に求めるケースもあります。応募先の指示がなければPC作成で問題ありませんが、求人票に「手書き希望」とあれば従ってください。

履歴書の項目別 書き方

履歴書は大きく「基本情報」「学歴・職歴」「免許・資格」「自己PR・志望動機」「本人希望」の5パートに分かれます。それぞれの項目で採用担当者が見ているポイントを項目別に解説します。まずは下記のA4見開き2枚の記入見本で、全体のレイアウトと書き込まれる情報量のイメージを掴んでください。

基本情報（氏名・生年月日・住所・連絡先）

基本情報は単純なようでミスが多い項目です。氏名のフリガナは「カタカナ」記入欄なら全角カタカナ、「ふりがな」記入欄なら平仮名を使います。住所はマンション名・部屋番号まで省略せず正式表記で書き、連絡先は日中つながる携帯番号と、企業からの連絡を受け取れるメールアドレスを記載します。フリーメールは可ですが「派手なアドレス」は避けてください。

学歴・職歴

学歴は中学校卒業から書くのが一般的です（高校受験以降の経歴）。職歴は入社・退社日を年月で正確に記載し、社名は正式名称（株式会社○○）で書きます。短期離職や転職回数が多い場合も省略せず全件記載してください。職歴の空白期間がある場合は、別途「職務経歴書」または面接で説明できる準備をしておくと採用担当者の不安が解消されます。

免許・資格

免許・資格は「正式名称」で書くのがルールです。「英検」ではなく「実用英語技能検定」、「TOEIC」ではなく「TOEIC Listening & Reading Test」と書きます。応募職種と無関係な資格を羅列すると印象がぼやけるため、応募先で評価される資格を優先的に書き、無関係な資格は省略するのが望ましいです。

自己PR・志望動機・特技

履歴書の自己PR・志望動機は職務経歴書と内容が重複しても構いません。ただし、履歴書側は「数行〜半ページ」で凝縮し、職務経歴書側で詳細を語る役割分担が基本です。詳しい書き方は 職種別のハブページ で解説しています。

本人希望欄

本人希望欄には「貴社規定に従います」と書くのが無難です。ただし、勤務地・職種を限定したい正当な事情がある場合は、簡潔に1行で記載してください。給与・休暇・残業条件などをここで主張すると採用担当者の印象を下げるため、面接で交渉する方が安全です。

自己紹介・自己PRで評価される共通原則

自己紹介・自己PRは履歴書の中で最も「応募者の人物像」が伝わるパートです。採用担当者は応募者の文章を読みながら「この人と一緒に働けるか」を無意識に判断しています。共通する評価ポイントは次の3つです。

• 具体性: 「コミュニケーション力があります」だけでは伝わりません。誰と・何について・どう話したのか具体例を1〜2件示します。
• 数字: 売上・人数・期間・達成率を1つは盛り込みます。営業職に限らず、事務・エンジニアでも「処理件数」「対応時間」「削減率」などで定量化できます。
• 応募先との接続: 自分の強みが応募先のどの業務で活きるかを最後の1行で示します。

職種別の例文と詳細解説は 営業×自己紹介 など、各職種ハブからアクセスできます。

志望動機で差をつける書き方

志望動機は「なぜ他社ではなく当社か」を採用担当者が確認する最重要項目です。汎用的な表現で済ませると「他社にも同じ文章を送っているはず」と判断され、書類選考で落とされます。

志望動機を強くする3要素は以下の通りです。

1. 応募先固有の事業・商品への言及: IR資料・採用ページ・プレスリリースから具体的なキーワードを引用します。
2. 自分の経験との接続: 応募先のどの事業領域で、自分のどの経験が活きるかを1対1で結びます。
3. 入社後にやりたいことの具体化: 「○年以内に△△の領域で成果を出したい」と主体性を示します。

職種別の志望動機例文は 営業×志望動機 などから参照できます。

履歴書の提出方法

郵送する場合

郵送する場合は、A4の履歴書を折らずに入れられる角形2号封筒を使います。封筒の表面左下に赤字で「履歴書在中」と記載し、四角で囲みます。中身は履歴書・職務経歴書・添え状（送付状）の3点セットが基本です。投函前にクリアファイルに入れておくと、雨天で書類が濡れるリスクを防げます。

メール添付する場合

メール添付の場合はPDF形式で送付するのが必須マナーです。WordやExcelのまま送ると、相手のPC環境で改行が崩れたり編集可能なファイルとして警戒されたりします。ファイル名は「履歴書_山田太郎_20260501.pdf」のように、応募者名と日付を含めると採用担当者が管理しやすくなります。本文には簡潔な挨拶・応募の意思・添付ファイル一覧を3〜5行で記載してください。

応募フォームでアップロードする場合

近年は応募フォームから直接アップロードする企業が増えています。この場合もPDF形式での提出が無難です。ファイルサイズは1〜3MB程度に収めてください（高解像度の証明写真をそのまま貼ると10MBを超えることがあります）。

採用担当者が一発で落とす履歴書のNG例10選

採用担当者が「中身を読まずに落とす」レベルのNG例を、頻度順に10件まとめました。1つでも該当すると書類選考の通過率が大きく下がります。

1. 誤字脱字・送り仮名のミス: 注意力・誠実さの欠如と判断される最大の地雷
2. 志望動機が「貴社の○○に魅力を感じ」だけで終わっている: 応募先研究不足のサイン
3. 証明写真が古い・私服・自撮り: 第一印象を大きく損なう
4. 職歴の空白期間が説明なく放置されている: 採用側の不安を最大化する
5. 使い回しが透ける文章: 「貴社の発展に貢献」など他社にも当てはまる表現の連発
6. 退職理由がネガティブ・前職の悪口: 組織適応性に疑問を持たれる
7. 修正液・修正テープの使用: 不採用候補に直行する典型例（手書きの場合は書き直す）
8. 連絡先が不適切なメールアドレス: フリーメールは可だが派手なアドレスは避ける
9. 本人希望欄に給与・休暇の要望を細かく書く: 印象が悪化する
10. 提出書類が折れ・汚れ・コピーで送られてくる: 雑な印象を与える

「実際に当社で書類選考を担当した1,000名のうち、上記10項目のいずれかに該当して落ちた候補者は約65%。中身を読む以前に体裁・誠実さで判断されているのが採用現場の現実です。」

属性別の書き方（20代／30代／第二新卒／未経験／女性／フリーター）

履歴書の書き方は、応募者の属性によって採用担当者が見るポイントが変わります。同じ「自己PR・志望動機」でも、社会人歴が浅い第二新卒と転職回数が多い30代では「強調すべき要素」が真逆になることもあります。ここでは6つの代表的な属性ごとに、評価される書き方の差別化軸を整理します。より詳しい属性別ガイド（採用評価軸テーブル・自己PR/志望動機の差別化軸・属性別FAQ）は、各属性の専用ページで解説しています。

20代の履歴書の書き方

20代の履歴書は「ポテンシャル＋学習意欲」を最重視されます。社会人歴が短く実績量で勝負しにくいため、自己PRでは 「具体的な学習行動」「業務改善の小さな成功例」「成長スピード」 を数字付きで提示するのが効果的です。志望動機は「なぜ20代の今、この会社・この業界に飛び込むのか」を1〜2行で言語化し、応募先の事業との接続を明示してください。職務経歴書では役職経験よりも「担当業務の幅・自走できる範囲」を中心に書きます。

30代の履歴書の書き方

30代の履歴書は「即戦力性＋マネジメント素養」が評価軸です。20代と異なり「ポテンシャル」アピールは弱まり、応募先が抱える具体的な課題に対し 「過去にどんな成果を出したか」「どんな再現性のあるスキルを持っているか」 を求められます。職歴は単なる業務羅列ではなく、各社で残した数字（売上・改善率・チーム規模）を必ず添えてください。リーダー経験がない方も「後輩指導」「業務マニュアル整備」「他部署連携」など、マネジメント素養を示せるエピソードを1件は盛り込みます。

第二新卒の履歴書の書き方

第二新卒（新卒入社後3年以内の転職）の履歴書では、採用側が最も気にするのは 「短期離職の理由」と「次は長く働いてくれるか」 の2点です。退職理由は「ネガティブな理由＋ポジティブな未来」のセットで書きます。例えば「業務範囲が限定的で成長機会を求めて」など、前職の悪口ではなく「次に何を求めているか」を主軸に表現してください。自己PRでは新卒時代の業務で得た「ビジネスマナー・基礎スキル」を具体例で示し、即戦力に近い姿勢を伝えます。

未経験者の履歴書の書き方

異職種・異業界への未経験転職では、応募先が知りたいのは 「なぜこの仕事を選んだか」「業界研究の深さ」「ポータブルスキルの自覚」 の3点です。志望動機では「前職の経験のうち、応募先で活きる要素」を1対1で結びつけて書きます。資格欄では応募先で評価される資格を優先的に書き、独学で学んだことや関連書籍を読んだ実績も「特技」「自己PR」欄で言及すると意欲が伝わります。

女性の履歴書の書き方

女性応募者の履歴書で気をつけるべきは、結婚・出産・育児に関する記載と質問対応です。本人希望欄や自己PR欄に「結婚予定」「出産予定」を自発的に書く必要はありません（個人情報保護・厚労省ガイドライン上、企業側からの質問も望ましくないとされています）。一方、育児経験・両立経験を 「マルチタスク能力」「タイムマネジメント力」 としてポジティブに自己PRすることは有効です。写真は派手なメイク・装飾を避け、清潔感を最優先にしてください。

フリーター・既卒の履歴書の書き方

フリーター・既卒（卒業後3年以内で正社員未経験）の方は、職歴欄を「正社員経験なし」と空欄にせず、アルバイト・派遣を含めた就業歴を時系列で書きます。重要なのは 「どんな業務をどれくらいの期間、どんな成果を出して担当したか」 の3点です。「接客年数3年、月間売上目標達成率110%」のように数字で表現できれば、正社員未経験でも即戦力候補になります。志望動機では「正社員として腰を据えたい」明確な意思を1行で示してください。

無料テンプレート・ダウンロード

履歴書を一から作成するなら、無料テンプレートの活用が最も効率的です。キャリカミでは 厚生労働省様式（公式）と、キャリカミ独自のAI履歴書作成ツールの2系統を無料で提供しています。下記から最適な方法を選んでお使いください。

形式別の使い分け早見表

「採用担当として年間500通以上の履歴書を見ますが、テンプレートの種類より記入の中身（自己PR・志望動機の具体性）を圧倒的に重視します。様式は最低限の体裁が整っていれば十分です。」

履歴書とセットで必要な書類（添え状・職務経歴書）

転職活動では、履歴書単体ではなく 「履歴書＋職務経歴書＋添え状（送付状）」の3点セット で提出するのが標準です。それぞれの役割と書き方の要点を整理します。

3点セットの役割分担

添え状（送付状）の基本構成と簡易テンプレート

添え状はビジネスマナー上の文書のため、テンプレートの型に沿って書けば十分です。郵送時は3点セットで投函し、メール添付時は本文がそのまま「添え状」の役割を果たすため別途添付は不要です。

• 右上：提出日（投函日）
• 左上：応募先の会社名・部署名・担当者名（御中／様の使い分けに注意）
• 右下：自分の氏名・住所・連絡先
• 中央：件名（「応募書類ご送付の件」など）
• 本文：挨拶＋応募の意思＋同封書類一覧（履歴書1部・職務経歴書1部）＋面接機会への意欲＋結びの挨拶

職務経歴書の書き方の要点

履歴書では「ダイジェスト」しか書けないため、応募者の評価は実質的に職務経歴書で決まります。職務経歴書では以下を必ず盛り込んでください。

• 職務要約（冒頭3〜5行）：これまでのキャリアを応募先目線で要約
• 職務経歴詳細：会社ごとに業務内容・規模・実績を時系列または逆時系列で
• 活かせるスキル・経験：応募先で再現できるスキルを箇条書きで明示
• 自己PR：履歴書の自己PRをさらに具体例で展開（500〜800字）

職務経歴書は応募先の業種・職種ごとに最適化すべき書類です。詳しい職種別の書き方・例文は、当サイトの 職種別ハブ で項目別・属性別に解説しています。

「履歴書だけ立派でも職務経歴書が薄いと『この人は実績を語れない』と判断されます。中途採用では履歴書3割／職務経歴書7割の重みで読まれていると思って準備してください。」

参考情報（公的機関の一次情報）

本ガイドの内容は、以下の公的機関が公開している一次情報を参照したうえで、採用担当者監修のもと中途採用の最新実務に合わせて整理しています。より正確な情報を確認したい方は、原典をあわせてご参照ください。

• 厚生労働省「公正な採用選考について」 — 応募書類の記載項目・採用時に企業が質問してはいけない事項の公式ガイドライン
• 厚生労働省「履歴書の様式例」（PDF） — 2021年4月公示の新JIS規格相当の様式例（性別欄任意化など）
• ハローワーク インターネットサービス — 公共職業安定所の求人検索・応募手続き
• 経済産業省「中小企業の人材確保支援」 — 採用市場の最新動向
• 日本産業標準調査会（JIS） — 履歴書JIS規格の廃止（2020年7月）の経緯

※ 本ガイドは、株式会社TAiNERが運営する転職メディア「キャリカミ（キャリアカミング／Career Coming）」の編集部が、上記公的機関の情報および採用担当者監修のもと制作しています。